Hasta Fotoğrafı ve KVKK: Önce-Sonra Paylaşımında Ayrı Rıza

Hasta fotoğrafı KVKK açısından çoğu zaman sağlık verisidir; bu yüzden fotoğrafın tedavi dosyası için çekilmesi ile sosyal medyada, web sitesinde veya bir kongrede kullanılması ayrı hukuki değerlendirme gerektirir. Kısa cevap: tedaviyi belgelemek için çekilen fotoğraf farklı bir şarta dayanabilir, ancak aynı fotoğrafın tanıtım ya da eğitim amacıyla kullanılması yeni bir amaçtır ve hastadan ayrı, açık ve belirli bir rıza alınmasını gerektirir. Bu yazıda amaçları nasıl ayıracağınızı, rıza metninde nelerin bulunması gerektiğini ve fotoğrafların nasıl saklanacağını anlatıyoruz.

Hasta fotoğrafı neden sağlık verisi sayılır?

6698 sayılı KVKK, kimliği belirli veya belirlenebilir kişiye ilişkin her bilgiyi kişisel veri sayar. Bir fotoğraf kişiyi tanınır kılıyorsa kişisel veridir. Fotoğraf aynı zamanda bir hastalığı, tedaviyi, cerrahi izi, estetik uygulamanın sonucunu veya vücuttaki bir değişikliği gösteriyorsa, kişinin sağlık durumu hakkında bilgi verir ve m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri hâline gelir.

Diş hekimliği, dermatoloji, plastik cerrahi, saç ekimi ve medikal estetik gibi branşlarda fotoğraf, klinik kaydın doğal parçasıdır. Aynı branşlar, sonuçları göstermek için fotoğrafı pazarlamada da kullanmak ister. Sorun tam da bu noktada başlar: aynı görüntü iki farklı amaca hizmet eder ve iki amacın hukuki temeli aynı değildir.

Üç farklı amaç, üç farklı değerlendirme

Tablo genel bir çerçevedir. Özellikle bilimsel yayınlarda derginin ve etik kurulun kendi kuralları, tanıtım kullanımında ise sağlık hizmetlerinin reklamına ilişkin mevzuat ayrıca devreye girer. KVKK açık rızası bu kurallardan muafiyet sağlamaz; yalnızca kişisel veri açısından bir hukuki sebep oluşturur.

Eğitim ve bilimsel kullanımda özel noktalar

Kongre sunumları, asistan eğitimleri ve makaleler, hasta fotoğrafının en sık “ikinci hayat” bulduğu yerlerdir. Sunum dosyaları kolayca paylaşılır, e-postayla dolaşır ve yıllarca bilgisayarlarda kalır. Bu nedenle eğitim amaçlı kullanımda da şu sorular sorulmalıdır: fotoğraf hastayı tanınır kılıyor mu, sunum kaydedilip yayımlanacak mı, slaytlar katılımcılarla paylaşılacak mı? Cevaplardan biri “evet” ise açık rıza almak en güvenli yoldur.

Bilimsel yayınlarda derginin hasta onayı formu ile KVKK kapsamındaki açık rıza çoğu zaman aynı ihtiyacı karşılar gibi görünür; ancak dergi formunun Türkçe olmaması veya hastaya verinin nerede, ne kadar süreyle yayımlanacağını anlatmaması mümkündür. Hastanın anladığı dilde, yayının açık erişimli olabileceğini de belirten bir metin hazırlamak iki gerekliliği birlikte karşılar.

Tedavi amaçlı fotoğrafta aydınlatma

Tedavi takibi için fotoğraf çekeceğinizi hastaya önceden söyleyin ve bunu aydınlatma metninize yazın. Hasta, fotoğrafın dosyasına ekleneceğini, kimlerin görebileceğini ve ne kadar saklanacağını bilmelidir. Tedavi kaydı niteliğindeki fotoğraf için ayrıca “paylaşım rızası” alınması gerekmez; ama çekim anında hastayı bilgilendirmemek güven kaybına ve şikâyete davetiye çıkarır.

Branşa özel onam formlarında fotoğraf maddesinin yer alması iyi bir uygulamadır. Örneğin saç ekimi onam formu ve botoks onam formu yazılarında fotoğraf belgelemesini form başlıkları arasında ele aldık. Burada dikkat edilmesi gereken, tedavi onamındaki fotoğraf maddesinin yalnızca kayıt amacını kapsaması ve paylaşım rızasıyla karıştırılmamasıdır.

Paylaşım için açık rıza metni nasıl olmalı?

KVKK'da açık rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. Fotoğraf paylaşımında bu üç unsur şöyle somutlaşır:

• Belirli konu: Hangi fotoğrafların (örneğin tedavi öncesi ve sonrası ağız içi görüntüler) hangi mecralarda (web sitesi, belirli sosyal medya hesapları, basılı broşür) kullanılacağı yazılmalıdır. “Her türlü tanıtım faaliyeti” gibi geniş ifadeler belirlilik şartını zayıflatır.
• Bilgilendirme: Yüzün görünüp görünmeyeceği, maskeleme yapılıp yapılmayacağı, paylaşımın ne kadar süre yayında kalacağı ve internette paylaşılan içeriğin üçüncü kişilerce kopyalanabileceği açıkça söylenmelidir.
• Özgür irade: Tedavi, indirim veya randevu önceliği paylaşım rızasına bağlanmamalıdır. “Onay vermezseniz tedavinizi yapamayız” izlenimi yaratan bir akış rızayı sakatlar.

Rıza metni tedavi onamından ayrı olmalı; en azından ayrı bir bölüm ve ayrı bir onay adımı içermelidir. Mecraları ayrı ayrı işaretlenebilir seçenekler olarak sunmak, hastanın “web sitesinde olur, sosyal medyada olmaz” gibi tercihlerini kaydetmenizi sağlar.

Anonimleştirme: göz bandı yeterli mi?

Gözlerin üzerine siyah bant koymak ya da yüzü kırpmak, kişiyi her zaman tanınmaz kılmaz. Dövme, doğum lekesi, belirgin bir yara izi, takı, saç modeli, arka plandaki oda veya fotoğrafın paylaşıldığı tarih ve hesap, kişiyi yakın çevresi için tanınır hâle getirebilir. KVKK anlamında anonimleştirme, verinin başka verilerle eşleştirilse bile kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir. Bu eşik yüksektir.

Pratik yaklaşım şudur: fotoğrafın paylaşılacağı kitle hastayı tanıyabilecek insanları içeriyorsa (ki sosyal medyada neredeyse her zaman içerir), anonimleştirmeye güvenmek yerine açık rıza alın. Dosya adlarında ve görsel üst verilerinde (EXIF) hasta adı, tarih veya konum bilgisi kalmadığından da emin olun.

Çekim, saklama ve erişim kuralları

Fotoğrafın nasıl çekildiği ve nerede durduğu, nasıl paylaşıldığı kadar önemlidir. En sık görülen risk, fotoğrafın hekimin veya asistanın kişisel telefonunda kalmasıdır.

• Mümkünse kuruma ait, ekran kilidi olan ve bulut yedeklemesi kontrol altındaki bir cihaz kullanın.
• Kişisel telefon kullanılıyorsa fotoğrafı aynı gün kurum sistemine aktarın ve cihazdan, “son silinenler” klasörü dâhil, kaldırın.
• Fotoğrafları mesajlaşma uygulamasıyla ekip içinde dolaştırmayın; riskleri WhatsApp ile hasta iletişimi yazısında anlattık.
• Pazarlama ekibi yalnızca paylaşım rızası bulunan fotoğraflara erişebilmeli; bunun için rızası olan görselleri ayrı bir klasörde tutun.
• Her fotoğrafla ilgili rızanın kapsamını ve tarihini aynı kayıtta tutun ki rıza geri alındığında hangi içeriğin kaldırılacağı hemen bulunsun.

Çocuk hastalar ve fotoğraftaki üçüncü kişiler

Çocuk hastaların fotoğraflarında rıza veli veya vasi tarafından verilir. Ancak çocuğun ileride bu görüntünün internette durmasından rahatsız olabileceği düşünülerek tanıtım amaçlı kullanımda daha temkinli davranmak yerinde olur. Ortodonti ve pediatrik diş hekimliği gibi alanlarda yüz içermeyen ağız içi görüntülerle yetinmek iyi bir uzlaşmadır.

Bir de kadraja giren diğer kişiler vardır: refakatçi, bekleme salonundaki hastalar, arka planda çalışan personel. Klinik içinde çekilen “ekip” veya “mekân” fotoğraflarında başka hastaların görünmemesine dikkat edin. Personelin görüntüsü de kişisel veridir; çalışanların tanıtım içeriklerinde yer alması için de onları bilgilendirmek ve uygun bir hukuki sebebe dayanmak gerekir; baskı altında verilmiş izlenimi yaratmayan, gönüllü bir katılım esas alınmalıdır.

Rızanın geri alınması ve pratik sonuçları

Açık rıza her zaman geri alınabilir. Hasta paylaşım rızasını geri aldığında fotoğrafı yeni yayınlarda kullanmayı durdurmanız ve kurumun yönetimindeki hesaplardan kaldırmanız gerekir. Geri alma, daha önce rızaya dayanarak yapılan işlemleri geriye dönük olarak hukuka aykırı kılmaz; ancak basılmış broşür, sponsorlu içerik veya ajansla paylaşılmış dosyalar gibi durumlar için önceden bir süreç tanımlamak gerekir. Bu talep çoğu zaman bir ilgili kişi başvurusu olarak gelir ve cevap süresi en geç 30 gündür.

Rızayı geri almayı zorlaştırmayın. Hastanın hangi kanaldan başvuracağı rıza metninde yazmalı ve geri alma, verilmesi kadar kolay olmalıdır.

Rızayı ispat edilebilir biçimde kaydetmek

Paylaşım yıllar sonra tartışma konusu olursa, hangi metne ne zaman onay verildiğini göstermeniz gerekir. Kâğıt formda metnin sonradan değiştirilmediğini ve hangi sürümün imzalatıldığını ispat etmek zordur. Bir dijital onam sistemi bu noktada işe yarar: metin sürümü, onay zamanı ve onay veren kişi aynı kayıtta toplanır.

eOnam'da fotoğraf paylaşım rızasını tedavi onamından ayrı bir şablon olarak hazırlayabilirsiniz. Hasta metni kendi telefonuna gelen bağlantıdan okur, tek kullanımlık SMS koduyla onaylar; belgenin SHA-256 özeti alınır ve nitelikli zaman damgası vurulur. Şablonlar sürümlendiği için metni güncellediğinizde eski onayların hangi sürüme verildiği kaybolmaz.

Kontrol listesi

1. Fotoğrafın amacını belirleyin: tedavi kaydı mı, eğitim mi, tanıtım mı?
2. Tedavi kaydı için hastayı aydınlatın; fotoğraf çekileceğini önceden söyleyin.
3. Tanıtım ve eğitim kullanımları için ayrı, mecra bazında seçilebilir açık rıza alın.
4. Rızayı tedaviye, indirime veya öncelikli randevuya bağlamayın.
5. Anonimleştirmeye güveniyorsanız tanınabilirliği gerçekçi değerlendirin.
6. Fotoğrafları kişisel cihazlardan kurum sistemine taşıyın ve erişimi sınırlandırın.
7. Rıza geri alındığında kaldırılacak içerikleri bulmayı sağlayan bir kayıt tutun.
8. Sağlık hizmetlerinin tanıtımına ilişkin kuralları kurumunuzun hukuk danışmanıyla ayrıca değerlendirin.

Fotoğraf konusu, kliniğin genel KVKK düzeninin bir parçasıdır. Envanterden aydınlatma metnine kadar bütün tabloyu görmek için sağlık kuruluşları için KVKK rehberi yazısına göz atabilirsiniz.