Otelde Misafir Fotoğrafı ve Videosu: Pazarlama İçin İzin

Bir otel, misafirinin tanınabilir fotoğrafını veya videosunu web sitesinde, sosyal medyada ya da katalogda kullanmak istiyorsa, bunun için misafirin açık rızasını almalı ve öncesinde onu aydınlatmalıdır. Rıza belirli bir kullanıma ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle verilmiş olmalı; misafir onu istediği zaman geri alabilmelidir. Çocukların görüntüleri için rızayı veli veya vasi verir.

Bu yazı pazarlama ekibi, sosyal medya sorumlusu, animasyon ekibi ve KVKK sorumlusu için hazırlandı. Otelde onam süreçlerinin bütününü otelde dijital onam rehberinde anlattık; burada yalnızca misafir görüntüsüne odaklanıyoruz.

Misafirin görüntüsü ne zaman kişisel veridir?

6698 sayılı KVKK, kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiye ilişkin her bilgiyi kişisel veri sayar. Yüzü görünen, kıyafetinden veya bulunduğu yerden tanınabilen bir misafirin fotoğrafı bu tanıma girer. Akşam şovunda sahneye çıkan misafir, havuz başında çocuğuyla oynayan anne, restoranda yemek yiyen çift: hepsi tanınabilir kişilerdir.

Otellerde görüntü üç farklı yoldan oluşur ve her birinin kuralı farklıdır:

• Güvenlik kameraları: Lobi, otopark, koridor gibi alanlarda sürekli kayıt.
• Otelin kendi çekimleri: Animasyon ekibinin, sosyal medya sorumlusunun veya tutulan bir fotoğrafçının etkinlik ve tanıtım çekimleri.
• Misafirin kendi paylaşımları: Misafirin kendi hesabında otel konumunu ekleyerek paylaştığı içerikler.

Video çekimlerinde konu biraz daha genişler. Videoda misafirin yüzünün yanında sesi, konuşması ve hareketleri de yer alır; akşam şovunda sahneye çağrılan bir misafirin kısa bir anı, fotoğraftan çok daha kişisel bir içerik olabilir. Sahneye davet edilen misafire "bu bölüm kaydediliyor ve sosyal medyada paylaşılabilir" bilgisinin önceden verilmesi ve iznin sahneden önce alınması gerekir. Sahnede, kalabalığın önünde sorulan "paylaşabilir miyiz?" sorusuna verilen cevabın özgür iradeyle verildiğini savunmak zordur.

Güvenlik kamerası ile pazarlama çekimi arasındaki fark nedir?

Pek çok otelde karışan konu budur. Güvenlik kamerası kaydı ile tanıtım çekimi aynı kişinin görüntüsünü içerse de amaçları, dayanakları ve kullanılabilecekleri yerler farklıdır.

KVKK'nın genel ilkelerinden biri, verinin belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesi ve bu amaçla bağlantılı, sınırlı kalmasıdır. Güvenlik amacıyla toplanan görüntüyü "lobimizin ne kadar canlı olduğunu gösterelim" diye bir tanıtım videosuna koymak bu ilkeyle bağdaşmaz. Güvenlik kamerası kayıtlarına pazarlama ekibinin erişimi olmamalıdır. Kamera sistemi için hangi işleme şartına dayanıldığını ve aydınlatma metninin içeriğini KVKK danışmanınızla netleştirin.

Fotoğraf ve video izni metninde neler yazmalı?

"Otelimizde çekilen fotoğraflar tanıtım amacıyla kullanılabilir" gibi tek cümlelik genel bir ifade, rızanın "belirli bir konuya ilişkin" olması şartını karşılamakta zorlanır. İzin metni misafirin neye evet dediğini açıkça göstermelidir:

• Hangi çekim: Hangi etkinlik, hangi tarih aralığı, kim tarafından çekilecek.
• Hangi kanallar: Web sitesi, otelin sosyal medya hesapları, basılı broşür, fuar sunumu. Mümkünse her kanal ayrı seçilebilsin.
• Ne kadar süre: Görüntünün hangi süre boyunca kullanılacağı.
• Geri alma yolu: Misafirin rızasını nasıl ve kime bildirerek geri alabileceği.
• Hayır demenin sonucu: İzin vermemenin konaklamayı, etkinliğe katılımı veya hizmetleri hiçbir şekilde etkilemeyeceği.

Bu metin, otelin genel aydınlatma metninden ayrı tutulmalıdır. Aydınlatma bir bilgilendirmedir ve misafirin onayına bağlı değildir; açık rıza ise misafirin tercihidir. İkisinin farkını otel KVKK aydınlatma ve açık rıza yazısında ayrıntılı ele aldık. Kavramların genel ayrımı için onam, rıza ve izin farkı yazısına da bakabilirsiniz.

Çekim günü izin adım adım nasıl alınır?

İzni çekimden sonra toplamaya çalışmak, en zor yoldur: misafir otelden ayrılmış olabilir, hangi karede kimin olduğu belirsizleşir. Daha düzenli bir akış şöyledir:

1. Duyuru: Çekim yapılacak etkinlik önceden duyurulur; alanın girişinde çekim yapıldığını belirten kısa bir bilgi notu bulunur.
2. Kişiye özel izin: Öne çıkacak, tanınabilir şekilde çekilecek misafirlere çekimden önce izin bağlantısı gönderilir.
3. Okuma ve seçim: Misafir metni kendi telefonunda okur, izin verdiği kanalları seçer ve onaylar.
4. Eşleştirme: Fotoğrafçı veya sosyal medya sorumlusu, karedeki kişiyle onay kaydını eşleştirir; dosya adına veya içerik listesine onay belgesinin numarası yazılır.
5. Kontrol: İzin vermeyen misafirin göründüğü kareler yayın klasörüne alınmaz ya da kişinin tanınmayacağı şekilde düzenlenir.

Misafir rızasını geri alırsa ne olur?

Açık rıza geri alınabilir ve geri alma, misafirin hakkıdır. Misafir "fotoğrafımı artık kullanmayın" dediğinde otelin yapması gerekenler şunlardır:

• Görüntüyü yeni paylaşımlarda, kampanyalarda ve baskılarda kullanmayı durdurmak.
• Web sitesi ve sosyal medya hesaplarındaki içerikleri gözden geçirmek.
• Görüntüyü fotoğrafçı, ajans veya iş ortaklarıyla paylaştıysa onları da bilgilendirmek.
• Geri alma talebini ve yapılan işlemleri tarihiyle kayda geçirmek.

Daha önce basılmış broşürler veya üçüncü kişilerin yayımladığı içerikler için ne yapılacağı tartışmalı olabilir; bu durumda KVKK danışmanının görüşünü alın. Burada önemli olan, rızanın verildiği anın kanıtlanabilmesidir: misafirin hangi tarihte hangi metni onayladığını gösteren bir belge, geri alma öncesindeki kullanımın dayanağını ortaya koyar.

Çocukların görüntüsünde nelere dikkat edilmeli?

Mini kulüp, aile havuzu ve çocuk şovları, otellerin en çok paylaşmak istediği görüntüleri üretir. Reşit olmayan çocuğun görüntüsü için rızayı veli veya vasi verir. Bu rıza, kulübe katılım izninden ayrı ve isteğe bağlı olmalıdır; mini kulüp formundaki ayrımı mini kulüp veli izin formu yazısında anlattık.

Veli izin vermiş olsa da çocuğun kendisi çekilmek istemiyorsa çekim yapılmaması doğru olur. Çocuğun adını, oda numarasını veya okulunu fotoğrafla birlikte paylaşmaktan kaçının. Çocukların yüzünün net göründüğü karelerde ekstra özen gösterin; şüphe varsa o kareyi kullanmayın.

Misafirin kendi paylaşımı yeniden paylaşılabilir mi?

Misafir kendi hesabında otelin konumunu ekleyerek fotoğraf paylaştığında, sosyal medya ekibi bunu otel hesabında yeniden paylaşmak ister. Misafirin kendi paylaşımı, otelin o içeriği tanıtımda kullanabileceği anlamına gelmez. Yeniden paylaşmadan önce misafirden izin istenmeli ve bu izin yazılı olarak saklanmalıdır. Mesaj kutusundaki "tabii, paylaşabilirsiniz" cevabı bir başlangıçtır, ama hangi kanallar ve ne kadar süre için verildiği belirsiz kalır. Görüntüde misafirin yanında başka kişiler de varsa, onların izni ayrıca düşünülmelidir.

Dışarıdan fotoğrafçı veya ajans çekim yaparsa ne değişir?

Pek çok otel tanıtım çekimlerini bir ajansa veya serbest çalışan bir fotoğrafçıya yaptırır. Bu durumda misafirin izni yine otel adına alınmalı ve izin metninde çekimi kimin yapacağı belirtilmelidir. Ajansla yapılan sözleşmede şu konular yazılı olmalıdır:

• Ham görüntülerin kimde kalacağı ve ne zaman silineceği.
• Ajansın görüntüleri kendi portfolyosunda veya başka bir müşterisi için kullanıp kullanamayacağı.
• Misafir rızasını geri aldığında ajansın görüntüyü nasıl kaldıracağı.
• Görüntülerin hangi ortamda ve kimin erişimiyle saklanacağı.

Misafir otelin tanıtımına izin vermiş olabilir, ama bu izin ajansın kendi tanıtımını kapsamaz. Ajansın görüntüyü başka bir amaçla kullanması gerekiyorsa bu, misafire ayrı olarak sorulmalıdır.

Görüntüler ne kadar süre saklanmalı?

Bir etkinlikte yüzlerce kare çekilir, bunların yalnızca birkaçı yayımlanır. Seçilmeyen karelerin yıllarca paylaşılan bir klasörde durması, hem gereksiz veri birikimine hem de izin verilmemiş bir karenin yanlışlıkla yayımlanmasına yol açar. Seçim yapıldıktan sonra kullanılmayacak karelerin silinmesi, yayımlanan görüntülerin ise rızada belirtilen süreyle sınırlı tutulması gerekir. Sürelerin nasıl belirleneceği otelin saklama ve imha politikasına bağlanmalıdır.

eOnam bu sürece nasıl uyar?

eOnam'da otel kendi fotoğraf ve video izin metnini ayrı bir şablon olarak hazırlayabilir; misafirin adı gibi bilgiler değişken alanlarla doldurulur. İzin bağlantısı misafirin telefonuna SMS ile gider veya otel bağlantıyı kendi kanalından paylaşır; misafir okur, onaylar ve tek kullanımlık kodu girer. Onaylanan metin PDF olarak sabitlenir ve SHA-256 özeti nitelikli zaman damgasıyla mühürlenir; böylece rızanın hangi tarihte, hangi metne verildiği sonradan gösterilebilir. Kendi metinlerinizle denemek için ücretsiz deneme hesabı açabilirsiniz.

Özet: misafir görüntüsü kontrol listesi

• Güvenlik kamerası kayıtları pazarlama ekibinin erişiminden ayrı mı?
• Tanıtımda kullanılacak her tanınabilir misafir için ayrı ve kanal bazlı açık rıza var mı?
• İzin vermemenin hiçbir hizmeti etkilemediği metinde yazıyor mu?
• Çocuk görüntüleri için veli rızası alınıyor ve çocuğun isteği dikkate alınıyor mu?
• Rıza geri alındığında görüntüyü kaldırma adımları ve sorumlusu belli mi?
• Ajans sözleşmesinde ham görüntülerin saklanması ve silinmesi düzenlendi mi?